Rapporteren onderweg: wat zorgmedewerkers vragen van hun ECD

In de wijkverpleging en de thuiszorg is elke minuut kostbaar. Tussen twee cliënten door moet een rapportage worden vastgelegd, een zorgplan worden gecheckt of een overdracht worden gelezen. Of dat soepel gaat, hangt voor een groot deel af van het elektronisch cliëntendossier. En juist daar gaat het in de praktijk nog vaak mis.

Tijd is het schaarste goed

Een zorgmedewerker die per dag tien of meer cliënten bezoekt, merkt elke extra klik. Drie schermen doorlopen om één observatie vast te leggen voelt als tijdverlies. Het gevolg is dat rapportages worden uitgesteld tot het einde van de dienst, of later uit het geheugen worden aangevuld. Dat gaat ten koste van de kwaliteit van het dossier en van de overdracht aan collega’s.

Mobiel werken is geen extraatje meer

Voor medewerkers in de wijk is een goede mobiele app geen luxe. Ze willen bij de cliënt of in de auto direct kunnen zien wat er speelt en snel kunnen rapporteren. Ook spraakinvoer, een overzichtelijke dagplanning en een duidelijke weergave van afspraken maken een groot verschil. Een systeem dat op kantoor prima werkt, kan onderweg alsnog tegenvallen.

Betrek de gebruiker bij de keuze

Bij de selectie van een nieuw ECD ligt de nadruk vaak op functionaliteit, prijs en koppelingen. Belangrijk, maar de mensen die er dagelijks mee werken, zitten lang niet altijd aan tafel. Het is niet voor niets dat gebruiksvriendelijke ECD’s steeds hoger op de agenda staan bij zorgorganisaties. Laat medewerkers uit verschillende teams een demo of proefomgeving testen en neem hun ervaringen serieus mee.

Ook na de livegang blijven verbeteren

Een ECD is nooit in één keer af. Na de invoering komen er vragen, omwegen en nieuwe wensen naar boven. Organisaties die functioneel beheer serieus nemen, verzamelen die signalen en passen de inrichting stap voor stap aan. Een vaste groep sleutelgebruikers per team helpt daarbij, omdat zij precies weten waar collega’s tegenaan lopen.

Een dossier dat meebeweegt met de praktijk, geeft zorgmedewerkers wat ze het hardst nodig hebben: tijd voor de cliënt.