Waarom zou je als evenementenorganisatie niet gewoon je voertuigen inkopen? Op het eerste gezicht lijkt dat logisch. Je hebt altijd beschikking over eigen vervoer en hoeft niet telkens iets te regelen. Toch kiezen steeds meer organisaties hier bewust níet voor. Daar zijn meerdere redenen voor. Van hoge kosten door stilstand tot een gebrek aan flexibiliteit bij wisselende evenementen. In de praktijk blijkt dat inhuur of shortlease veel beter aansluit op de dynamiek van de eventsector. Het biedt flexibiliteit, voorkomt onnodige kosten en zorgt ervoor dat mobiliteit meebeweegt met de vraag. Mobiliteit die meebeweegt met elk evenementGeen enkel evenement is hetzelfde. Een zakelijk congres vraagt om representatieve auto’s voor gasten en sprekers, terwijl een festival juist behoefte heeft aan busjes, transportvoertuigen en crewvervoer. Daar komt bij dat:
Een vast wagenpark kan deze variatie nauwelijks bijbenen. Het gevolg is dat organisaties óf voertuigen tekortkomen, óf juist met een overschot zitten dat niet wordt gebruikt. Door te kiezen voor auto huren voor evenementen ontstaat er ruimte om per evenement precies te doen wat nodig is. Stilstand is de grootste kostenpostDe grootste valkuil van een eigen wagenpark zit niet in de aanschaf, maar in de momenten waarop voertuigen niets doen. Evenementen kennen piekbelasting. Buiten die pieken staan voertuigen vaak stil, terwijl de kosten doorlopen. VoorbeeldberekeningStel een evenementenorganisatie heeft:
Totale jaarlijkse kosten: Werkelijk gebruik: Kosten van stilstand: Meer dan de helft van de kosten levert dus geen directe waarde op. Met ingehuurde voertuigen verdwijnen deze kosten. Er wordt alleen betaald voor de periode waarin mobiliteit daadwerkelijk nodig is. Schalen tijdens pieken, afbouwen na afloopTijdens de opbouw en uitvoering van een evenement is mobiliteit cruciaal. Denk aan:
Na afloop van het event valt die behoefte vrijwel volledig weg. Een eigen wagenpark is hier niet op ingericht. Inhuur wel. Organisaties kunnen eenvoudig opschalen tijdens piekperiodes en direct afschalen zodra het evenement klaar is. Dat maakt mobiliteit een variabele factor in plaats van een vaste last. Steeds meer organisaties kiezen daarom voor zakelijke auto huren als flexibele aanvulling op hun mobiliteit. Minder risico, meer wendbaarheidEigen voertuigen brengen structurele risico’s met zich mee:
Voor evenementenorganisaties, die vaak projectmatig werken, zijn dit onnodige verplichtingen. Door voertuigen extern in te zetten, verschuiven deze risico’s naar de aanbieder. De organisatie blijft flexibel en kan sneller inspelen op veranderingen. Langer lopende projecten vragen om andere oplossingenNiet elk evenement is kort. Denk aan langdurige producties, seizoensgebonden evenementen of projecten die meerdere maanden lopen. In dat soort gevallen is flexibiliteit nog steeds belangrijk, maar speelt continuïteit ook een rol. Daarom kiezen organisaties steeds vaker voor zakelijk shortleasen. Hiermee beschikken ze over voertuigen voor een langere periode, zonder vast te zitten aan meerjarige contracten. Focus op waar het echt om draaitEvenementen organiseren vraagt volledige focus. Het beheren van voertuigen hoort daar eigenlijk niet bij. Door mobiliteit uit te besteden:
Mobiliteit wordt daarmee ondersteunend, in plaats van iets dat tijd en aandacht vraagt. ConclusieVoor evenementenorganisaties is een eigen wagenpark vaak inefficiënt en kostbaar. De combinatie van wisselende vraag, piekbelasting en stilstand maakt bezit onaantrekkelijk. Het inhuren van voertuigen sluit beter aan op de realiteit van de sector. Het biedt flexibiliteit per evenement, voorkomt onnodige kosten en zorgt ervoor dat mobiliteit meebeweegt met de organisatie. Voor wie regelmatig evenementen organiseert, is de vraag dan ook niet óf je flexibiliteit nodig hebt, maar hoe je die het slimst inricht. |
Nieuwe artikelen
