Een leaseauto biedt gemak en zekerheid, maar brengt ook verantwoordelijkheden met zich mee. Eén van de belangrijkste verplichtingen voor zakelijke rijders is het bijhouden van een sluitende kilometeradministratie. Zeker als je de auto van de zaak ook privé gebruikt, kijkt de Belastingdienst streng mee. Gelukkig hoeft dit geen tijdrovende of ingewikkelde klus te zijn. Met de juiste aanpak wordt kilometerregistratie lease overzichtelijk en eenvoudig.

Waarom kilometerregistratie verplicht is

De Belastingdienst wil precies weten hoeveel kilometers je met een leaseauto rijdt, en welk deel daarvan privé is. Rijd je jaarlijks meer dan 500 kilometer privé, dan moet je rekening houden met bijtelling. Om aan te tonen dat je onder deze grens blijft, of om zakelijke ritten correct te verantwoorden, is een sluitende kilometerregistratie verplicht.

Kun je dit niet aantonen, dan kan de Belastingdienst aannemen dat je de auto ook privé gebruikt. Dat kan leiden tot forse naheffingen en zelfs boetes. Een betrouwbare administratie is dus onmisbaar voor elke leaserijder. Meer weten? 

Wat moet er in een kilometerregistratie staan?

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan een kilometeradministratie voor leaseauto’s. De volgende gegevens zijn verplicht:
•    Datum van de rit
•    Begin- en eindstand van de kilometerteller
•    Vertrek- en aankomstadres
•    De gereden route (indien afwijkend van de gebruikelijke route)
•    Het karakter van de rit: zakelijk of privé

Met deze gegevens toon je eenvoudig en sluitend aan hoeveel je zakelijk en privé hebt gereden.

Handmatig of digitaal registreren?

Veel bestuurders beginnen met een Excel-bestand of een schrift. Hoewel dit formeel toegestaan is, brengt het nadelen met zich mee. Het kost tijd, is foutgevoelig en kan leiden tot hiaten in je administratie. Een digitale oplossing – zoals een GPS-gestuurd systeem – biedt meer gemak en betrouwbaarheid.

Met digitale kilometerregistratie lease worden alle ritten automatisch vastgelegd zodra je gaat rijden. Vertrekpunt, route, kilometers en aankomst worden zonder handmatige handelingen geregistreerd. Vaak zijn deze gegevens direct beschikbaar via een app of online portaal.

Voordelen van digitale kilometerregistratie

Een digitaal systeem biedt zowel de bestuurder als de werkgever veel voordelen:
•    Tijdbesparing: geen handmatige administratie meer.
•    Betrouwbaarheid: gegevens worden automatisch en foutloos opgeslagen.
•    Transparantie: rapportages zijn eenvoudig beschikbaar en deelbaar.
•    Compliance: de registratie voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst.
•    Overzicht: werkgevers krijgen inzicht in wagenparkgebruik en kosten.

Voor veel leaserijders neemt dit niet alleen werk uit handen, maar ook zorgen over de juistheid van hun administratie.

Tips voor leaserijders

•    Vraag bij de Belastingdienst een Verklaring geen privégebruik auto aan als je verwacht minder dan 500 kilometer privé te rijden.
•    Controleer regelmatig of je systeem goed werkt en alle ritten correct registreert.
•    Houd zakelijke en privéritten duidelijk gescheiden.
•    Bewaar je administratie minimaal 7 jaar, de periode waarin de Belastingdienst controles kan uitvoeren.

Ga voor een gedegen digitale kilometerregistratie

Kilometerregistratie lease hoeft geen lastige taak te zijn. Met een digitaal systeem bespaar je tijd, verminder je fouten en voldoe je eenvoudig aan de eisen van de Belastingdienst. Zo houd je meer tijd en energie over voor belangrijkere zaken.

Een sluitende rittenregistratie maakt niet alleen jouw administratie overzichtelijk, maar voorkomt ook problemen met de Belastingdienst. Door alles correct en volledig vast te leggen, voorkom je naheffingen, boetes en discussies. Met de juiste aanpak rijd je zorgeloos in je leaseauto – zonder gedoe.